Caisse d’entreprise
La caisse d’entreprise désigne les liquidités détenues physiquement par l’entreprise, c’est-à-dire les espèces conservées dans ses locaux pour faire face à ses dépenses courantes ou encaisser des règlements clients. Elle fait partie de la trésorerie et figure à l’actif circulant du bilan. Les mouvements d’espèces doivent être justifiés par des pièces et enregistrés au jour le jour, car la caisse est un compte particulièrement surveillé en cas de contrôle.
Quelles sont les différentes catégories de caisses d’entreprise ?
– Caisse principale, située au siège de l’entreprise, enregistrée au compte 531
– Caisses secondaires, détenues par une succursale, un établissement ou un point de vente, enregistrées au compte 532
– Caisse en euros et caisse en devises, tenues séparément, la caisse en devises nécessitant une conversion à la clôture de l’exercice
La norme comptable applicable à la caisse
Selon le plan comptable général, les espèces sont enregistrées au compte 53 – Caisse. Sa règle fondamentale est que le solde d’une caisse doit toujours être débiteur ou nul : une caisse ne peut pas être créditrice, car l’entreprise ne peut pas dépenser plus d’espèces qu’elle n’en détient. Un solde créditeur révèle une anomalie, comme une dépense non justifiée, un encaissement non enregistré ou une erreur de saisie, et attire immédiatement l’attention en cas de contrôle.
Chaque entrée et sortie doit être appuyée par un justificatif (ticket, facture, reçu) et enregistrée chronologiquement dans un brouillard de caisse ou un journal de caisse. Le solde comptable doit être régulièrement rapproché du comptage physique des espèces, et obligatoirement à la clôture de l’exercice, dans le cadre de l’inventaire. Tout écart doit être expliqué et régularisé.
Deux règles externes encadrent aussi l’usage de la caisse. D’une part, le paiement en espèces est plafonné à 1 000 € entre professionnels et particuliers résidant en France, ce plafond étant porté à 15 000 € pour les non-résidents. D’autre part, les entreprises assujetties à la TVA qui enregistrent leurs règlements clients à l’aide d’un logiciel ou d’un système de caisse doivent utiliser un outil conforme aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage (certificat NF 525 ou attestation individuelle de l’éditeur), dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA.
Pourquoi bien maîtriser la notion de caisse d’entreprise ?
La caisse est un point de vigilance majeur en cas de contrôle fiscal, l’administration pouvant remettre en cause la comptabilité si elle constate une caisse créditrice, des écarts injustifiés ou le non-respect des règles d’encaissement. Bien maîtriser sa tenue permet de sécuriser la comptabilité, d’éviter les redressements liés aux espèces non justifiées et de rendre les comptes annuels plus fiables.
