Comment facturer un chantier au compte prorata?

Sur un chantier impliquant plusieurs entrepreneurs, il est courant de mettre en place un compte de dépenses communes pour couvrir les frais nécessaires à la réalisation des différentes prestations. En dépit de la simplicité apparente du principe de répartition, la gestion de ces comptes peut s’avérer complexe, source de pertes de temps et de tensions sur le chantier.

Comment mettre en place un compte prorata sur un chantier ?

Avant de comprendre le fonctionnement et la mise en place d’un compte prorata sur un chantier, il convient de déterminer l’intérêt de ce type de compte et quel type de dépenses sont à prendre en compte : Cela concerne notamment les frais de consommation d’eau et d’électricité, le nettoyage du bureau de chantier et des installations communes d’hygiène, ainsi que toute autre dépense expressément imputée au compte par les documents contractuels ou une décision des entreprises. Ces dépenses sont réparties proportionnellement en fonction du montant cumulé des travaux réalisés par chaque entrepreneur.

Cette approche permet de gérer équitablement les dépenses communes et de répartir les coûts en fonction de la contribution de chaque entrepreneur.

Le compte prorata en marché privé

La convention de compte prorata est établie entre des entreprises qui n’ont aucun lien juridique entre elles, sans exigence de formalisme ni de déclaration à un organisme spécifique. Il est essentiel d’avoir un accord précis qui détermine les clés de répartition des dépenses en fonction des postes, des interventions respectives sur le chantier et des échéances de financement du compte. Toutes les entreprises concernées doivent signer la convention, qui doit également désigner clairement la personne responsable de sa gestion et qui peut être tenue responsable. La convention peut varier en termes de précision et de contraintes.

La norme Afnor NF P 03-001 (Cahier des Clauses Administratives Générales) encadre le compte prorata si le contrat prévoit cette référence ou inclut ses dispositions. Elle clarifie la notion de « dépenses d’intérêt commun » en précisant d’abord ce qu’elles ne sont pas : les travaux et prestations prévus dans les clauses techniques, les dépenses imputées à un lot spécifique, les fournitures ou ouvrages destinés à être réceptionnés par le maître d’ouvrage. Lorsqu’une dépense d’intérêt commun ne peut être attribuée à un entrepreneur précis, elle est débitée du compte prorata. La norme prévoit, par exemple, que les dépenses de consommation d’eau et d’énergie, ainsi que le nettoyage du bureau de chantier, des installations communes d’hygiène et les frais de gardiennage, sont débités du compte prorata.

Le compte prorata en marché public

Les marchés publics de travaux sont soumis au Cahier des Clauses Administratives Générales applicable aux marchés publics de travaux, également connu sous le nom de CCAG Travaux, qui a été approuvé par l’arrêté du 3 mars 2014. Cependant, ce document ne mentionne pas de réglementation spécifique concernant le compte prorata. Par conséquent, il est nécessaire de se référer aux dispositions particulières de chaque chantier et d’établir une convention de compte prorata que chaque entreprise intervenante devra signer. Cette convention aura une valeur juridique et servira de référence pour la répartition des dépenses communes entre les entreprises concernées.

Comment gérer le compte prorata ?

La gestion du compte prorata est confiée à l’entreprise responsable du lot le plus important, généralement le gros œuvre. Cependant, certaines conventions peuvent prévoir d’autres acteurs comme gestionnaires.

Le gestionnaire du compte prorata établit les factures ou les appels de fonds en se basant sur le montant des marchés de chaque entreprise impliquée dans le compte prorata. Ces factures sont généralement établies de manière mensuelle ou trimestrielle, en se référant aux situations de travaux réalisées par chaque entreprise.

En plus du gestionnaire, un comité de contrôle peut être mis en place. Ce comité a plusieurs responsabilités, notamment :

• Prendre des décisions concernant les dépenses communes imprévues ;
• Contrôler la tenue du compte et, en cas de contestation, accepter ou refuser les factures présentées par les entreprises ;
• Statuer sur le solde du compte et procéder au règlement du compte prorata ;
• Prendre, dans le cadre du marché, toutes les décisions nécessaires pour déterminer les obligations de chaque entrepreneur et assurer une bonne gestion du compte prorata.

Clôturer un compte prorata

Le solde du compte prorata et sa répartition sont établis par le gestionnaire du compte dès que la réception des travaux a eu lieu, conformément à un marché qui fait expressément référence à la norme AFNOR.

Chaque entreprise qui participe à la convention est informée de ces informations. Elles ont alors un délai de 15 jours pour communiquer leurs observations. Passé ce délai, le solde et sa répartition sont soumis au comité de contrôle qui prendra la décision finale.

Une fois la décision du comité connue, le gestionnaire du compte émet des factures ou des avoirs pour débiter ou créditer chaque entreprise en fonction de sa part.