Comment gérer l’absence du dirigeant : fermer ou recruter ?
Nombreux sont les chefs d’entreprise qui nous consultent lorsqu’ils ressentent un isolement et une incapacité à prendre une décision. L’expert comptable tient ce rôle de conseiller en gestion d’entreprise dans la mesure où nous avons la connaissance des lois, des usages, de multiples exemples, nous avons du recul également sur la situation d’une entreprise cliente. Une question qui revient régulièrement : « Je m’absente de la boutique (congés, maladie), dois je fermer ou recruter ? ». Cette question en amène une autre : comment gérer l’absence du dirigeant lorsqu’il doit part en vacances ou pour un congé maternité ? S’il n’y a pas de salarié pour tenir le magasin, doit-on recruter exclusivement en ce sens ? Est-ce rentable de recruter pour se faire remplacer pendant les vacances ou pour un congé maternité ?
Se connaître soi-même et l’expliquer aux autres
Il est possible de s’organiser lorsque l’absence du dirigeant est programmée (congés, opération médicale, etc.). Mais comment réagir face à une absence subite (accident, décès, etc.) ? Lorsqu’un dirigeant d’entreprise songe à « donner les clefs » de la boutique à un tiers, il a tout intérêt à ce que ce tiers, qui par définition ne maîtrise pas le fonctionnement global de l’entité, soit le moins perdu possible. Il est illusoire de croire que votre remplaçant, s’il n’est pas aidé, va pouvoir faire les choses comme vous en aviez l’habitude. Afin que cette opération de remplacement temporaire soit un succès, il est nécessaire de procéder en deux temps :
- Analyser son organisation
- Ecrire les procédures
analyser son organisation
Pour expliquer un process, une habitude… il est tout d’abord essentiel d’analyser cette procédure, de la comprendre. Jusqu’à présent, vous meniez des actions par automatisme. La première étape d’une délégation de pouvoirs est de réfléchir à l’ensemble des actions que vous menez et de les rendre cohérentes entre elles.
Il convient également de simplifier les choses. Prenez le temps de simplifier. Plus les processus seront simples, mieux ils seront compris et donc respectés. Cette étapes permet de répondre à la question « Comment gérer l’absence du dirigeant ? » mais elle est également importante pour prendre du recul sur son activité.
Ecrire des procédures
Une fois que le processus est clair et que les tâches sont bien identifiées, l’étape suivante consiste à écrire vos procédures. Il est nécessaire de produire un manuel, chaque action doit etre décrite précisément :
- Dans quel cas doit-elle être déclenchée ?
- Par qui ?
- Quel est l’objectif de cette action ?
- En cas de problème rencontré, comment réagir ?
Coût réel du remplacement
Tout d’abord, commençons par évaluer le cout réel du remplacement. Il faut tenir compte de l’ensemble des couts suivants :
Temps passé à chercher un(e) candidat(e) : rédaction d’une fiche de poste, d’une annonce, entretiens, etc.
Annonces sur les sites spécialisés
Rédaction d’un contrat de travail
Mise en place des obligations de l’employeur (document unique des risques, affichages obligatoires, etc.)
Salaire chargé (vous pouvez vous aider de ce simulateur pour l’estimer)
Coût du traitement administratif : bulletins de paie, solde de tout compte, etc.
Comment gérer l’absence du dirigeant : l’impact financier direct
La décision de fermer la boutique ou se faire remplacer doit être prise au regard de l’impact financier, économique et patrimonial.
Identifier la perte de marge
Maintenant que nous avons une idée précise du coût du remplacement, il convient de le comparer à la perte de marge. Vous connaissez votre taux de marge moyen. Il suffit de comparer la marge espérée (chiffre d’affaires anticipé x taux de marge) sur la durée du remplacement pour voir si l’opération est économiquement rentable ou déficitaire.
A noter que même en cas de déficit, il peut être intéressant de se faire remplacer, explications ci-après.
L’impact sur la valorisation de l’entreprise
La perte de la clientèle
Les clients sont par nature volatiles, excepté sur un marché de niche. Ainsi, la disparition (même temporaire) d’un acteur du marché, engendrera une remise en question du cheminement classique des clients et la création de nouvelles habitudes. Il existe une forte probabilité de devoir reconquérir sa propre clientèle après une période de fermeture.
Ainsi il est dangereux de fermer même pour des bonnes raisons. Attention, sur des périodes identifiées comme étant propice à une fermeture (mois d’aout ou encore période entre Noël et jour de l’an par exemple) l’impact reste faible car vos clients comme vos concurrents sont également absents.
La dépréciation de la valeur du fonds de commerce
Le fonds de commerce d’un commerce et d’une entreprise en général, est principalement constitué de sa clientèle, soit l’élément qui génère du chiffre d’affaires, et donc des bénéfices. La perte de clientèle (moyen terme) évoquée ci-avant, tout comme la diminution du chiffre d’affaires (court terme) sont deux éléments qui contribuent grandement à la baisse de valeur patrimoniale de l’entreprise. En ce sens, la fermeture de la société (même pour de bonnes raisons : maladie, décès), est à éviter au maximum dans une logique financière, économique et patrimoniale.
Comment gérer l’absence du dirigeant : conclusion
Il y a un équilibre à trouver entre désorganisation, coût de remplacement, perte de valeur patrimoniale… et charge mentale. Cette décision peut être prise avec l’aide de votre expert comptable. En tant que conseil des entrepreneurs nous sommes régulièrement confrontés à ces problématiques. Il y a une dimension à prendre en compte dans le raisonnement qui va au delà du simple aspect économique : la charge mentale.
