Comment me rembourser les dépenses avant la création de ma société ?

Il est systématique que des dépenses soient engagées et payées personnellement avant la création de votre société. Voyons ensemble les modalités de récupération des sommes engagées, de la déductibilité des charges et du remboursement de TVA. Comment me rembourser les dépenses avant la création de ma société ? Nous verrons également le remboursement des dépenses engagées après la création de la structure.

Comment me rembourser les dépenses avant la création de ma société ?

Une société en cours d’immatriculation au registre du Commerce et des Sociétés (RCS) peut engager des actions financières. Une société est dite « créée » lorsqu’elle fait l’objet d’une immatriculation au RCS et se voit attribuer un extrait K-Bis et un numéro SIRET.

Pour cela, lors de la signature des actes accomplis pour le compte de la société en formation, la mention « au nom de la société X en formation » doit être inscrite. La mention « en formation » est obligatoire. Il s’agit notamment de toutes les factures.

Les dépenses effectuées après la signature des statuts doivent être réalisé par un associé mandaté à cet effet.

La reprise des dépenses engagées pour le compte de la société en formation (frais d’actes, emprunt, achats, investissements…) peut être automatique s’il s’agit d’un des 3 cas suivants :

• Le contrat portant la mention « en formation » est signé avant la signature des statuts ;
• Le contrat portant la mention « en formation » est signé avant la signature des statuts mais ne fait pas preuve d’un avenant au contrat : un mandat spécial et explicite est exigé;
• Le contrat portant la mention « en formation » est signé après la signature des statuts mais avant l’immatriculation par l’associé mandaté.

Si le contrat portant la mention « en formation » est signé après l’immatriculation de la société, la reprise peut avoir lieu si la décision est prise à la majorité des associés.

Par exemple :

La société X est en cours d’immatriculation au RCS de Lyon. Les statuts n’ont pas encore été signés et Monsieur Y, futur associé de la société X prend à sa charge les frais d’actes pour la société en formation mais oublie de mentionner « pour le compte de la société X en formation ». Comment me rembourser les dépenses avant la création de ma société ? La reprise de la dépense ne pourra être effective que si la décision est votée à la majorité des associés après son immatriculation.

Au contraire, si Monsieur Y mentionne bien sur le contrat « pour le compte de la société X en formation », à la dépense sera automatiquement reprise par la société.

ATTENTION, si les statuts ont été signés, Monsieur Y doit être mandaté pour réaliser des actions au nom de la société X en formation. Comment me rembourser les dépenses avant la création de ma société ?

Autre exemple :

La société Z est immatriculée au RCS de Lyon et son associé Monsieur Y engage des dépenses pour le compte de la société. La dépense sera reprise uniquement si la majorité des associés décide et acte du remboursement.

Comment me rembourser après ?

Un associé peut engager une dépense au nom de la société à condition que le nom de la société soit renseigné sur le contrat ou la facture.

Par exemple :

La société X est une société d’achat / revente de téléphones. Un associé achète au nom de la société un lot de 5 téléphones mais n’a que sa carte bancaire personnelle au moment de régler la facture.

Afin que la dépense lui soit remboursée, la facture doit être éditée au nom de la société X. Si cette condition est respectée :

Option 1 : la société rembourse l’associé via un flux monétaire (virement, espèces…) dans ce cas le virement sera comptabilisé en "compte courant d'associé" 

Option 2 : aucun remboursement n’est effectué et la facture sera directement comptabilisée en contrepartie du compte courant d’associé et la dette de la société vis à vis de l'associé augmente. Elle devra lui rembourser plus tard.

Si le nom de la société n’est pas renseigné sur la facture, le remboursement sur le compte courant d’associé ne pourra pas avoir lieu.