Avantages du Flex office pour votre entreprise

Le flex office, ou bureau flexible, est un espace de travail ouvert qui ne dispose pas de bureaux fermés ou de places attitrées. Celui-ci est la forme du coworking appliquée en interne aux entreprises. Les collaborateurs s’installent généralement là où ils trouvent la place et dans l’endroit qui convient le plus à la mission du moment. Avantages du Flex office : on se rend compte qu’au cours d’une semaine, un seul et même collaborateur peut avoir besoin :

• D’un large bureau pour manipuler des documents
• D’un petit bureau pour simplement répondre à des emails
• D’une petite salle de réunion pour faire un point avec un collègue ou un client
• D’une grande salle de réunion pour accueillir plusieurs collaborateurs
• D’un espace ouvert type open space pour répondre à des emails simples
• D’un bureau fermé pour passer des coups de téléphone sans gêner ses collègues
• D’être chez lui en télétravail sans besoin de bureau au sein de l’entreprise
• D’être chez le client , là encore, plus besoin de bureau

Avec les évolutions du travail mais aussi des formes de management, les formes plus ouvertes des espaces de travail s’imposent pour les entreprises. En effet, le flex office répond aux problématiques de productivité mais aussi de collaboration des équipes. Ce modèle d’organisation des espaces, en rupture avec le modèle traditionnel, offre de nombreux avantages. Dans nos locaux d’expert comptable Ecully nous sommes organisés en flex office. Nous nous sommes notamment inspirés de Workwest, coworking à Marcy l’étoile.

Avantages du Flex office : rendre tous les espaces utilisables 

Le flex office repose sur un constat simple. Avec les évolutions des modes de travail et sa mobilité, les bureaux attribués ne sont occupés qu’à hauteur de 60 %. Cela signifie que 40 % du temps, il n’est utilisé par aucun collaborateur. Cela signifie que votre entreprise paye des frais pour un espace qui n’est pas exploité totalement. Le flex office permet de répondre à cette problématique en mettant à disposition des collaborateurs tous les espaces utiles.

Adapter l’espace du travail aux besoins 

Les entreprises qui utilisent désormais le flex office ont conçu des espaces par ambiances qui répondent à un besoin précis. 

• Besoin de travailler en grande équipe (des grandes salles de réunion)
• Besoin de travailler en petit nombre (des petites salles de réunion)
• Besson de travailler en duo (des mini-salles de réunion)
• Besoin de travailler solo et en silence (des espaces aménagés en bulles)
• Besoin d’accueillir un client (salles de réunion réservables) etc.

Chaque espace est en effet conçu et aménagé pour répondre aux besoins de l’entreprise et ses collaborateurs.

Encourager la collaboration 

Le concept du flex office redonne une nouvelle fonction au travail. Il a comme but de créer une proximité entre les collaborateurs et créer une vraie transversalité entre les différents pôles ou équipes. Cette collaboration ne sera possible que si les équipes discutent plus, s’entraident et coconstruisent ensemble. 

De plus, cette collaboration aide à booster la créativité de chacun et des équipes pour porter en avant des projets novateurs et ambitieux.

Renforcer la productivité 

Des espaces adaptés au travail mais aussi à la collaboration entre les équipes rendent le travail plus rémunérateur et plus productif. Plongé dans des bonnes conditions, le collaborateur va s’épanouir plus et fera le mieux son job. 

Avantages du Flex office : favoriser la mobilité

Un espace de travail sans places attitrées va permettre aux collaborateurs de changer de poste de travail chaque jour et d’aller à la rencontre d’autres collaborateurs de pôles différents. Cela favorise la rencontre et l’échange entre des personnes qui, dans un aménagement de bureau ordinaire, n’auraient pas eu la chance de se rencontrer. De plus, cela permet d’éviter l’installation de la routine au travail et avec celle-ci le manque de défis dans le quotidien.

Cet échange permet de faire de nouvelles rencontres de personnes mais aussi de métiers. 

Encourager le télétravail

Depuis les événements du Covid19, le télétravail est devenu le mode de fonctionnement de nombreuses entreprises. Les chefs d’entreprises se sont rendu compte que les télétravailleurs étaient plus productifs, réceptifs et moins fatigués. Cela a encouragé certaines entreprises à migrer vers des bureaux en open space sans places attitrées et avec moins de places prévues que le nombre de collaborateurs. 

Ce choix est justifié par le souhait de faire baisser le coût de location des locaux. De plus, il est accompagné par une productivité élevée.

Gommer la hiérarchie

Le fait de ne plus avoir une place ou un bureau attitré participe à créer une ambiance plus décontractée entre les différents membres des équipes. Cela facilite le dialogue entre les différents niveaux de la hiérarchie et rend le management plus horizontal.

Attirer des jeunes talents

Le fait de mettre en place le flex office participe à vous créer une image jeune et dynamique propice à attirer des nouveaux talents dans l’entreprise. Les nouvelles générations sont à la recherche de flexibilité et de souplesse dans leur travail, ce que votre mode de fonctionnement peut leur offrir avec le flex office. 

Vous pouvez en savoir plus sur les avantages du flex office.