Entrepreneurs : optimisez la relation avec votre expert comptable
L’idée de cet article est venue du constat que finalement l’expert comptable passe beaucoup trop de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée au détriment de l’analyse et du conseil qui sont précieux et demandés par tout entrepreneur. Pouvoir conseiller nos clients sur la santé financière de leur entreprise, prendre avec eux les bonnes décisions en matière de stratégie, constitue le cœur de notre métier … et pourtant nous n’y passons pas assez de temps, car l’expert comptable est sans cesse dans une gestion des urgences en matière réglementaire (fiscale, sociale, juridique…). Notre métier d’expert comptable se déroule en plusieurs phases. Je vais vous montrer pourquoi mieux collaborer et mieux s’organiser vous permettra d’avoir une relation bien plus efficace avec votre cabinet d’expertise comptable, avec plus de conseil … sans forcément payer plus cher. Eléments de réponse.
Le client détermine lui-même le temps qu’il achète auprès de son cabinet d’expertise comptable, cela peut être du secrétariat ou bien de l’analyse et du conseil.
Les 5 phases d’une mission d’expert comptable
Un expert comptable remplit 2 missions principalement :
- Les obligations légales de ses clients (déclarations de TVA, déclarations d’impôt, bulletins de paie, déclarations de charges sociales, CFE, liasse fiscale, etc.). Si cette partie est indispensable, elle présente peu de valeur ajoutée pour le client.
- Le conseil, l’analyse, l’aide aux prises de décisions stratégiques. L’expert comptable peut assumer pleinement son rôle d’expert en gestion de société et copiloter avec le chef d’entreprise.
Force est de constater que la partie 1) occupe de 80% à 100% des cabinets d’expertise comptable… ce qui laisse trop peu de temps (voire par du tout pour la phase 2) qui est la plus importante). Voyons ensemble les 5 phases d’une mission d’expertise comptable.
La transmission des éléments à l’expert comptable
Il s’agit de la première étape dans toute relation entre chef d’entreprise et expert comptable. Dans une grande entreprise, lorsque la comptabilité est internalisée, le comptable n’a pas de problématique de récupération des documents: il dispose de tout sur place. Ce n’est pas le cas de l’expert comptable qui doit être alimenté par son client en pièces comptables, notamment :
- Les factures de ventes
- Le journal de caisse
- Les factures d’achats
- Les notes de frais
- Les documents bancaires (relevés bancaires, bordereaux de remise de chèques, etc.)
- Les courriers reçus des administrations fiscale et sociale
Cela peut paraître simple, la transmission des éléments à l’expert comptable constitue la plus grosse difficulté rencontrée par la profession. Chaque cabinet tend alors, avec les moyens technologiques du moment, de mettre en place une méthode simple et rapide pour que chacun puisse gagner du temps, il suffit de la respecter.
La clef du succès de l’organisation : faire simple et non pas simpliste
Attention à ne pas se laisser tenter par une organisation trop simpliste, sans remise de documents ou avec des affectations bancaires automatiques. Cela contribuerait à dégrader la qualité de l’information et aurait une influence majeure sur la bonne tenue de la comptabilité et donc son analyse.
L’enregistrement des documents par l’expert comptable
Une fois vos pièces récupérées, les équipes comptables du cabinet vont procéder aux enregistrements des factures d’achats, des factures de ventes, des notes de frais et des relevés bancaires.
Dans cette phase, l’expert comptable va codifier les opérations. Ainsi votre connaissance (même sommaire) de la comptabilité peut permettre de déterminer un traitement spécifique des factures pour l’enregistrement comptable, afin d’avoir une analyse plus fine.
Exemple : lorsque l’activité comprend plusieurs secteurs, on peut opter pour un traitement analytique c’est à dire affecter certaines charges et certains produits bien définis à différentes activité à l’intérieur même de la même entreprise.
L’analyse des documents manquants
L’enregistrement comptable selon la méthode classique de « l’engagement » permet de relever les anomalies (contrairement à la méthode comptable dite de « trésorerie »). Ainsi les équipes vont pouvoir déterminer :
- Les factures non transmises (paiement sans justificatifs)
- Les factures non réglées, payées personnellement ou en espèces (factures sans paiement)
- Les justificatifs transmis présentant des anomalies (facture pro forma, devis, objet non déductible, etc.)
Une fois cette analyse effectuée, le collaborateur comptable revient vers vous pour régler les anomalies rencontrées afin de mettre au propre votre comptabilité et pouvoir prendre des décisions éclairées en terme de pilotage (par exemple lorsqu’il y a des difficultés de trésorerie).
Les déclarations fiscales
La finalité première de la tenue de la comptabilité est de remplir vos obligations fiscales. Une fois la comptabilité propre, nous pouvons procéder à l’ensemble des délcarations :
- de TVA
- d’Impôt sur les Sociétés
- de Taxe sur les Véhicules de Sociétés
- Liasse fiscale
- de CFE
- de Taxe sur les Salaires
Etc.
L’analyse et le conseil
Peut-on parler de la cinquième roue du carrosse ? Le conseil est trop souvent laissé de côté, car il arrive en toute fin de parcours et bien souvent l’expert comptable n’a plus le temps.
Par manque de temps, l’expert comptable survole dans bien des cas l’aspect conseil.
C’est tout l’objet de cet article : travaillez au mieux avec votre expert comptable afin qu’il ait du temps à consacrer à l’analyse et au conseil, car c’est bien ce qui manque aux chefs d’entreprise. Cela passe notament par :
- L’analyse de la rentabilité de la société
- Le pilotage de la trésorerie
- Le choix des investissements à réaliser
- Une réflexion sur le développement et les embauches à programmer
- La réalisation d’un prévisionnel d’activité
- Une optimisation du montage juridique (société holding/régime mère – fille/etc.)
- Une optimisation fiscale
Etc.
Adoptez les bons réflexes avec votre expert comptable
L’idée est de faciliter le travail de l’expert comptable… sans vous contraindre vous-même et tout en gardant une organisation fiable, c’est à dire qu’on ne va pas chercher à simplifier les process au prix d’une perte de qualité de l’information. Cela passe donc pas des mesures simples mais qui se révèlent d’une grande utilité avec un retour d’information pour le client optimisés, c’est à dire :
Fiable
Utile
Fréquente
Optez pour un suivi mensuel
La bonne organisation administrative et comptable est la clef de voûte d’une bonne gestion. En optant pour une remise mensuelle des documents vous vous assurez :
- De ne pas avoir à faire appel à votre mémoire 6,8,12 mois en arrière ;
- La possibilité de faire des points réguliers ;
- De ne pas oublier certains processus que vous ne faites qu’une fois par;
Exhaustivité des documents
Les collaborateurs de cabinet d’expertise comptable passent leur temps à courir après les documents des clients (factures d’achat, de ventes, notes de frais, relevés de banque…). Si vous adoptez une méthode simple vous permettant de transmettre, chaque mois, l’ensemble des documents que vous avez reçus, vous facilitez (sans vous contraindre) le travail de l’expert comptable.
Dans le cas contraire, le cabinet assurera le rôle de secrétaire et passera du temps à vous relancer au lieu de vous conseiller.
Comprendre ses comptes annuels
Votre expert comptable comprend votre métier et se met à votre niveau pour dialoguer et échanger sur votre activité. Les comptes annuels (bilan et compte de résultat) sont le reflet comptable de votre activité. Je pense qu’il est indispensable que chaque entrepreneur maîtrise ces notions de bilan et compte de résultat, même de façon très simplifiée (l’entrepreneur n’a pas vocation a être comptable), simplement pour avoir un dialogue constructif.
La réactivité dans les deux sens
Chaque chef d’entreprise a besoin de réactivité de la part de son expert comptable. Sachez que c’est réciproque. Lorsque nous travaillons sur les comptes de votre société et que nous nous apercevons de certaines anomalies, il est plus efficace de les traiter rapidement pour éviter de revenir dessus.
