Indemnités kilométriques : fonctionnement, conditions, et traitement selon le statut du dirigeant
Les indemnités kilométriques (IK) sont un dispositif fiscal permettant à un salarié ou à un dirigeant d’entreprise de se faire rembourser l’utilisation de son véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Bien utilisées, elles peuvent être une charge déductible pour l’entreprise. Toutefois, leur mise en œuvre dépend du statut juridique de la société et du dirigeant. Cet article vous propose une synthèse complète, à jour en 2025.
Qu’est-ce qu’une indemnité kilométrique ?
Une indemnité kilométrique est une somme forfaitaire que l’entreprise rembourse à un salarié ou à un dirigeant lorsqu’il utilise son véhicule personnel (voiture, deux-roues) pour des trajets professionnels. Le montant est calculé selon le barème kilométrique officiel publié chaque année par l’administration fiscale. Ce barème tient compte :
- de la puissance fiscale du véhicule (CV),
- du nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel dans l’année.
Important : les indemnités ne concernent que les véhicules non inscrits à l’actif de l’entreprise.
Conditions de déductibilité des IK
Pour que les IK soient déductibles des résultats de l’entreprise :
- Les déplacements doivent être strictement professionnels.
- Ils doivent être justifiés par un tableau de suivi : date, motif, lieu de départ et d’arrivée, kilométrage.
- Le véhicule doit être personnel.
- Le remboursement doit respecter le barème fiscal officiel.
- Le statut du bénéficiaire doit permettre le remboursement de frais professionnels (voir section suivante).
Barème kilométrique 2025 (exemple)
Exemple de barème pour une voiture de 5 CV en 2025 :
- Jusqu’à 5 000 km : 0,568 €/km
- De 5 001 à 20 000 km : 0,339 €/km + 1 140 €
- Au-delà de 20 000 km : 0,404 €/km
Barèmes spécifiques pour deux-roues, véhicules électriques, etc. disponibles sur impots.gouv.fr
Traitement des IK selon le statut du dirigeant et la structure
1. EURL / SARL – Gérant TNS rémunéré, sans salariés
- IK déductibles ? Oui
- Commentaire : Le gérant, s’il est rémunéré, peut se faire rembourser ses déplacements professionnels via les indemnités kilométriques, à condition de fournir les justificatifs nécessaires. La présence ou non de salariés n’a pas d’impact ici.
2. EURL / SARL – Gérant TNS rémunéré, avec salariés
- IK déductibles ? Oui
- Commentaire : Même principe que sans salariés. Le gérant rémunéré peut percevoir des IK déductibles si les frais sont engagés pour l’entreprise. Il est conseillé de mettre en place une procédure identique à celle prévue pour les salariés (note de frais, tableau kilométrique, etc.).
3. EURL / SARL – Gérant TNS non rémunéré
- IK déductibles ? Théoriquement possible, mais attention au formalisme
- Commentaire : En l’absence de rémunération, le lien entre les frais engagés et une activité professionnelle devient difficile à démontrer. L’administration peut requalifier le remboursement en avantage injustifié ou refuser la déduction.
4. SASU / SAS – Président assimilé salarié rémunéré, sans salariés
- IK déductibles ? Oui
- Commentaire : En tant qu’assimilé salarié, le président peut bénéficier du remboursement de frais professionnels (dont les IK) si les dépenses sont justifiées et hors de son net imposable. Il est obligatoire d’utiliser une note de frais.
5. SASU / SAS – Président assimilé salarié rémunéré, avec salariés
- IK déductibles ? Oui
- Commentaire : Les conditions sont identiques au cas précédent. La présence de salariés implique souvent la formalisation d’une politique interne de remboursement des frais. Il est fortement conseillé d’harmoniser les pratiques entre dirigeants et salariés.
6. SASU / SAS – Président non rémunéré
- IK déductibles ? Théoriquement possible, mais attention au formalisme.
- Commentaire : En l’absence de rémunération, le lien entre la fonction exercée et les frais engagés est flou. Le remboursement d’IK dans ce contexte peut être requalifié comme distribution occulte ou avantage injustifié. À éviter sans encadrement strict.
Démarches pratiques
- Justifier les déplacements : tableau de bord ou outil de suivi kilométrique, avec date, trajets, but professionnel.
- Note de frais : obligatoire
- Comptabilisation : les IK sont enregistrées en charge (compte 6251 ou 6226).
- Versement : virement bancaire ou intégration en fiche de paie (pour les assimilés salariés).
Risques et contrôles
- En cas de contrôle URSSAF ou fiscal, les IK non justifiées peuvent être requalifiées en avantage en nature ou en rémunération déguisée.
- L’administration peut refuser la déduction si elle estime que les frais ne sont pas liés à l’activité.
- Le risque est particulièrement élevé pour les dirigeants non rémunérés.
Ressources utiles
- Barème kilométrique 2025
- Page pilier : Les charges déductibles pour les dirigeants
- Modèles à télécharger : tableau de suivi kilométrique, note de frais, décision d’AG ou de direction
En résumé
| Statut du dirigeant | IK déductibles ? | Conditions |
|---|---|---|
| EURL/SARL – TNS rémunéré (sans salariés) | Oui | Justification + barème officiel |
| EURL/SARL – TNS rémunéré (avec salariés) | Oui | Idem + harmonisation possible avec salariés |
| EURL/SARL – TNS non rémunéré | Oui | Très risqué, absence de lien rémunération/frais |
| SASU/SAS – Président rémunéré (sans salariés) | Oui | Note de frais obligatoire, preuve d’activité |
| SASU/SAS – Président rémunéré (avec salariés) | Oui | Prévoir politique de remboursement interne |
| SASU/SAS – Président non rémunéré | Oui | À proscrire sans encadrement très strict |
Besoin d’aide ?
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