Quels modes de facturation pour une SS2I/ESN ?

La tarification dans le secteur des Entreprises de Services du Numérique (ESN) ou SS2I est un enjeu majeur, déterminant la façon dont les prestations sont facturées et perçues. Deux méthodes principales, la facturation au forfait et la facturation en régie, émergent comme des modèles de référence explorons plus en détail ces deux approches de facturation et leur impact dans le domaine des ESN SS2I.

SS2I/ESN Deux modes de facturation : forfait ou régie

Facturation au forfait
Le forfait constitue l’une des méthodes de tarification couramment offertes par les
ESN à leurs clients. Le forfait est établi en fonction du service fourni plutôt que du
temps passé. Cela signifie que le montant final est fixé en amont en prenant en
compte les prestations attendues, offrant ainsi une transparence sur les coûts pour
le client. Ce mode de tarification permet à l’ESN de proposer une estimation claire et
détaillée des services à réaliser, offrant une prévisibilité financière et simplifiant la
gestion des projets pour toutes les parties impliquées.

Facturation en régie
La facturation en régie se base sur le nombre d’heures réellement travaillées par les collaborateurs de l’ESN sur un projet spécifique. Dans ce modèle, les clients paient en fonction du temps passé par les experts de l’ESN pour réaliser les tâches et les prestations nécessaires. Les heures travaillées sont consignées et facturées, offrant une plus grande flexibilité et adaptabilité pour des projets dont les spécifications peuvent évoluer ou nécessiter des ajustements réguliers. La facturation en régie offre ainsi une plus grande transparence sur le travail effectué, mais peut parfois entraîner une variabilité des coûts selon les heures réellement engagées. Cela nécessite souvent une gestion précise du temps et une communication claire entre l’ESN et son client pour éviter les imprévus financiers et garantir la satisfaction des deux parties.

Exemple pour différencier facturation en régie et facturation au forfait
Pour différencier la facturation en régie de la facturation au forfait, voici un exemple
simplifié:

Supposons qu’une Entreprise de Services du Numérique (ESN) propose deux
méthodes de tarification pour un projet informatique :

Facturation en régie :
Taux horaire des experts de l’ESN : 100 €/heure
Nombre d’heures travaillées : 50 heures
Coût total = Taux horaire × Nombre d’heures = 100 €/heure × 50 heures = 5000 €

Facturation au forfait :
Montant fixé pour l’ensemble du projet : 5500 €
Prestations comprises dans le forfait : Analyse, développement et tests
Le client paie le montant fixé de 5500 €, indépendamment du temps réel passé par
les experts.

Dans cet exemple, la différence est que pour la facturation en régie, le client paie en
fonction du temps réel consacré par les experts (à 100 €/heure pendant 50 heures,
soit 5000 €). Tandis que pour la facturation au forfait, le client paie un montant fixe
convenu à l’avance, quel que soit le temps réel passé par les experts (5500 € dans
cet exemple).

Cela montre comment les méthodes de facturation diffèrent : l’une se base sur le
temps concrètement travaillé (facturation en régie), tandis que l’autre propose un prix
fixe pour un ensemble de services convenus à l’avance (facturation au forfait).

SS2I/ESN Les enjeux du suivi de facturation

Un suivi efficace de la facturation revêt une importance capitale pour la santé
financière de la SS2I/ESN, car il garantit une trésorerie stable et évite les retards de
paiement.

Un bon processus de suivi de facturation implique une organisation méthodique des
envois, une vérification minutieuse des délais de paiement convenus et une
communication claire avec les clients.
On peut s’inspirer de la méthode Trame de contrôle de facturation de Maxime
Malroux proposées dans ces travaux de recherche :
“l’accompagnement par l’expert-comptable d’une ESN dans sa stratégie de forte
croissance au regard des problématiques et enjeux sous-jacents : proposition d’une
mission à forte valeur ajoutée”.

ESN SS2I Trame de contrôle de facturation 

Consultant de l’ENS		Références Clients			Mission			Facturation prévisionnelle
Nom	Prénom	Numéro	Nom	Lieu	Date de début	Date de fin	Montant du forfait	janvier	février	mars

Cependant, face à des impayés, une méthode de relance appropriée s’avère nécessaire. Initialement, une relance courtoise rappelant la facture impayée peut être envoyée par e-mail ou par courrier postal. 

En cas de non-réponse, une seconde relance, plus formelle et spécifiant les conséquences du retard de paiement, peut être envisagée. Si malgré ces démarches le paiement demeure en souffrance, une communication directe avec le client, par téléphone ou par une rencontre en personne, permet de clarifier la situation et de trouver des solutions amiables. 

L’utilisation d’un logiciel de gestion financière ou d’un système automatisé de relance peut également faciliter ce processus, en déclenchant des rappels à des intervalles définis pour garantir une traçabilité et une régularité dans les relances. 

Ce suivi méticuleux, allié à une méthode de relance structurée, contribue à maintenir des relations professionnelles saines tout en assurant le recouvrement des paiements d’une manière efficace et respectueuse.

SS2I/ESN le tournant de la facturation électronique

Le déploiement de la généralisation de la facturation électronique entre entreprises sera une obligation à partir 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, et du 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les micro-entreprises. Ce système permettra d’éviter des tâches manuelles, de réduire les coûts liés à l’impression, et exit l’envoi postal et le traitement manuel des factures.

Les factures électroniques offrent aussi une traçabilité plus grande et réduisent les risques d’erreurs ou de perte de documents. Et enfin, la facturation électronique s’inscrit dans une démarche plus écologique en réduisant la consommation de papier et les émissions de CO2 liées aux transports postaux. Surtout en tant que gérant d’une ESN SS2I, à vos côtés les expert-comptables sont prêts pour vous outiller, vous accompagner et vous former au passage de la facturation électronique.

Conclusion

En conclusion, la facturation au forfait et la facturation en régie représentent deux modèles de tarification distincts pour les Entreprises de Services du Numérique (ESN) ou SS2I. La facturation au forfait offre une prévisibilité financière et une transparence des coûts pour les clients, tandis que la facturation en régie apporte une flexibilité accrue et une plus grande transparence sur les heures effectivement travaillées. 

Cependant, le suivi de facturation reste un défi constant pour assurer une trésorerie stable et éviter les retards de paiement. Une méthode de relance structurée, combinée à l’émergence de la facturation électronique en France, représente l’évolution nécessaire pour les ESN afin de garantir une gestion financière efficiente, une réduction des coûts opérationnels et une transition vers des pratiques plus écologiques. 

Avec l’accompagnement et l’expertise des experts-comptables, les ESN peuvent s’adapter à ces changements en tirant profit des nouvelles normes tout en optimisant leur performance financière dans un environnement en constante évolution.