Vous avez décidé de vous lancer et d’ouvrir votre propre e-commerce ou simplement proposer vos produits sur les places de marché (marketplace) de votre choix, vous êtes donc officiellement un e-commerçant. 

L’e-commerce est un secteur en plein essor qui permet aux entreprises de vendre à une large clientèle sans les limites géographiques d’un magasin physique.

D’un point de vue théorique (légal) vous êtes donc considéré comme n’importe quel commerçant classique à quelques exceptions près. Vous allez donc devoir tenir votre comptabilité en respectant les règles et les obligations qui s’imposent à vous.

Comment gérer la comptabilité en e-commerce ?

En tant qu’e-commerçant, la tenue de votre comptabilité doit respecter les règles comptables en vigueur. Vous devrez donc vous conformer aux mêmes obligations que n’importe quelle entreprise. Toutefois une exception existe selon votre statut juridique.

L’exception de la micro-entreprise pour les e-commerces

Le choix de ce statut vous permet de bénéficier d’un régime fiscal et social simplifié.

Concrètement, cela va simplifier vos démarches et vos obligations.

1. La comptabilité simplifiée : vous pouvez tenir une comptabilité simplifiée si vous êtes en micro-entreprise. Cela signifie que vous devez enregistrer vos recettes et vos dépenses sur un livre de recettes et un livre des achats, sans avoir à utiliser de plan comptable spécifique.
2. Le régime fiscal de la micro-entreprise : vous bénéficiez d’un régime fiscal simplifié qui vous permet de payer vos impôts sur le revenu en fonction d’un pourcentage de votre chiffre d’affaires. Ce pourcentage dépend de votre activité et peut varier entre 12 et 22 %.
3. Le régime social de la micro-entreprise : vous bénéficiez également d’un régime social simplifié qui vous permet de payer des cotisations sociales en fonction de votre chiffre d’affaires. Ces cotisations sont calculées sur une base forfaitaire et varient en fonction de votre activité.

Cependant, il est important de noter que la tenue d’une comptabilité simplifiée ne dispense pas de respecter les règles comptables en vigueur. Vous devez toujours enregistrer toutes vos opérations financières et conserver les justificatifs pendant un certain nombre d’années en cas de contrôle fiscal.

De plus, le régime de la micro-entreprise présente des limites de chiffre d’affaires annuel. Si vous dépassez ces limites, vous devrez alors passer à un régime fiscal et social différent.

Gestion de la TVA pour e-commerçant

Depuis juillet 2021, les règles en matière de TVA pour des ventes réalisées dans l’Union Européenne ont évoluées pour simplifier les démarches des e-commerçants et leur permettre de tenir une comptabilité selon les mêmes règles quel que soit le pays de l’UE.

Ces règles s’appliquent à tous les e-commerçants qui vendent à distance. Tout vendeur en ligne doit respecter les mêmes obligations que les autres commerçants classiques.

La particularité des e-commerce passe par le fait qu’il est nécessaire de déterminer le chiffre d’affaires annuel réalisé ainsi que le pays d’expédition des biens. En fonction des seuils de chiffre d’affaires réalisés en e-commerce, les montants de TVA peuvent varier selon les pays.

Pour les professionnels, les règles spécifiques permettent une exonération de TVA du pays de départ pour les ventes de biens entre des sociétés membres de l’Union Européenne qui donnent lieu à une livraison intracommunautaire.

Gestion de la facturation en e-commerce

Lorsque vous commencez à vendre vos produits via internet, vous devez obligatoirement proposer une facture d’achat à vos clients. ​​La gestion de la facturation en e-commerce implique plusieurs étapes et processus importants pour rester conforme à la législation en vigueur. Voici quelques points clés à prendre en compte :

1. Application de la TVA : il est important de déterminer les taux de TVA appropriés pour les produits ou services que vous commercialisez, et de les appliquer sur votre site de commerce électronique.
2. Création et transmission de factures automatiques au client : il est important de créer et de transmettre automatiquement des factures au client dès que la commande est passée. 
3. Emission d’un avoir : si un client retourne un produit ou si une commande est annulée, il est important de générer un avoir pour le client.
4. Création d’un export comptable : il est important d’exporter régulièrement les données comptables de votre site de commerce électronique pour les transmettre à votre comptable ou les utiliser dans votre logiciel de comptabilité. Il existe des logiciels capables d’exporter des fichiers FEC (Fichier des Ecritures Comptables) et parfois directement accessibles par votre expert comptable sans nécessité de réaliser un export.

En somme, la gestion de la facturation en e-commerce peut sembler complexe, mais les solutions e-commerce telles que Prestashop et Woocommerce offrent des fonctionnalités pour faciliter cette tâche.

Les logiciels e-commerce pour votre comptabilité

Le choix de votre logiciel pour votre site e-commerce est primordial car il simplifiera ou non votre comptabilité et le pilotage de votre activité.

Il existe de nombreux logiciels de commerce électronique sur le marché, chacun ayant ses propres fonctionnalités et avantages. Voici quelques exemples de logiciels populaires de commerce électronique :

1. Shopify : Il s’agit d’une plateforme de commerce électronique tout-en-un qui permet aux entreprises de créer une boutique en ligne et de gérer leurs ventes, leurs paiements, leurs expéditions, leur marketing et bien plus encore.
2. WooCommerce : C’est une extension gratuite de WordPress qui permet de créer une boutique en ligne et de vendre des produits numériques et physiques.
3. Magento : Il s’agit d’une plateforme de commerce électronique open source populaire pour les entreprises de toutes tailles. Il offre une grande flexibilité et de nombreuses fonctionnalités pour la personnalisation de votre boutique en ligne.
4. PrestaShop : C’est une plateforme de commerce électronique open source qui offre une grande variété de fonctionnalités pour la création de votre boutique en ligne, y compris les paiements, l’expédition et la gestion des stocks.

Il est important de noter que le choix du logiciel de commerce électronique dépend de vos besoins spécifiques et de la taille de votre entreprise. Il est également important de considérer les coûts et la facilité d’utilisation avant de prendre une décision.

Expert-comptable pour e-commerce

Bien que faire appel à un expert comptable ne soit pas une obligation si vous possédez un e-commerce, il reste fortement conseillé de se faire accompagner par de véritables professionnels. Au-delà de l’assurance du respect de vos obligations légales, fiscales et sociales, l’expert comptable vous accompagnera dans votre projet.

Son rôle ne se limite pas aux tâches administratives, il est à vos côtés pour vous aider à développer votre activité, améliorer votre rentabilité, sécuriser votre trésorerie, anticiper votre situation personnelle…