Comment se faire payer une facture impayée ?
Vous rencontrez des problèmes de factures impayées et vous vous demandez comment faire pour obtenir le paiement de cette facture ? Existe t-il une solution amiable permettant de maintenir une relation commerciale sereine avant de passer à une étape plus rigide avec un recouvrement judiciaire ? Nous verrons également que des mesures de prévention des impayés peut etre mise en place. Ces mesures permettent d’éviter le temps perdu pour la relance, la détérioration des relations commerciales et les frais engendrés par une phase judiciaire (huissiers, tribunal, avocats, etc.).
Comment se faire payer une facture impayée : les mesures de prévention
Comme évoqué en introduction, il est indispensable de mettre en place des mesures de prévention. On peut lister les actions suivantes :
- Les acomptes versés
- Les paiements par avance
- Une bonne connaissance des clients
- La mise en place de moyens de paiement modernes : CB en ligne ou prélèvements
Comment se faire payer une facture impayée : le dialogue
Si malgré les mesures de prévention, vous faîtes face à des impayés, il est nécessaire d’engager une action commerciale. Alors comment se faire payer une facture impayée en engageant le dialogue ? Afin de conserver une bonne relation avec le client, nous vous engageons à vous rapprocher du client afin de l’informer de l’impayé et de faire preuve d’empathie en lui demandant les raisons de son impayé et prévoir avec lui les modalités de paiements (date, montant et mode).
Nous vous conseillons, suite à votre appel téléphonique d’envoyer une email en synthétisant l’échange que vous avez eu à l’oral, et en ajoutant en pièce jointe 2 éléments :
- La facture concernée
- Le RIB pour virement
Faire appel à Kardynal pour le recouvrement de vos impayés
Nous proposons ce service de recouvrement des factures impayées au sein du cabinet. C’est une demande de nos clients qui à fait naître cette prestation. Pour plusieurs raisons:
- Un recouvrement « professionnel », assidu et rigoureux
- Un recouvrement par un tiers, afin de préserver les échanges commerciaux avec les clients
- Un gain de temps certain pour le chef d’entreprise
Comment se faire payer une facture impayée : procédure amiable
La procédure de relance amiable
| Etape | Nature | Destinataire | Délai |
| 1 | Relance téléphonique 1 | Client | Ech+3 |
| 2 | Relance téléphonique 2 | Client | Ech.+7 |
| 3 | Courrier simple de relance accompagné de la facture impayée | Client | Ech.+10 |
| 4 | Mise en demeure de payer en rappelant les différentes relances | Client | Ech.+30 |
| 5 | Passage en procédure de recouvrement par voie judiciaire | Client | Ech.+45 |
Les définitions
- La lettre de relance : il s’agit d’un courrier permettant d’avertir le client d’un impayé. Cette lettre peut être envoyée par courrier simple. Attention, elle n’est pas obligatoire pour engager une action de recouvrement future.
- La mise en demeure de payer : ce courrier constitue une sommation de payer. La date d’envoi constitue la date de départ du calcul des éventuels intérêts de retard sur le montant impayé. La lettre doit préciser à la fois le montant du, la nouvelle échéance proposée. Nous conseillons d’envoyer la mise en demeure en LRAR. .
Recouvrement des factures impayées : procédure de recouvrement par voie judiciaire
Les conditions de recours à la voie judiciaire
Avant de vous lancer dans une procédure de recouvrement judiciaire, vérifiez que 3 conditions sont respectées ;
- La créance est réelle, et peut être justifiée par une facture, un bon de commande, un contrat ;
- Le montant est déterminé ;
- La créance est échue.
Les étapes de la procédure
La procédure de recouvrement judiciaire suit un processus précis. La durée de la procédure, si elle va au bout est de 5 mois minimum compte tenu des échéances.
| Etape | Nature | Destinataire | Frais | Délai |
| 1 | Réalisation d’une mise en demeure de payer | Client | 0 € | N/A |
| 2 | Demande d’ordonnance d’injonction de payer | Greffe du Tribunal | Env. 40 € | Max 30 j |
| 3 | Signification de l’ordonnance au débiteur | Huissier de justice | Env. 90 € | Max 6 mois |
| 4 | Demande d’ordonnance de formule exécutoire | Greffe du Tribunal | 35 € | Max 60 j |
| 5 | Exécution forcée de l’ordonnance au débiteur par voie d’huissier | Huissier de justice | Env. 200 € | Max 10 ans |
Comment se faire payer une facture impayée : les bonnes pratiques
Nous vous donnons quelques bonnes pratiques :
- Indiquer les pénalités de retard dans le contrat et/ou les conditions générales de ventes ;
- Prévoir une indemnisation forfaitaire dans le contrat ou les conditions générales de ventes ;
- Indiquer les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire sur les factures ;
- Suivre précisément les dates de relance ;
- Conserver les copies des courriers envoyés
