Indemnités kilométriques : comment ça marche ?

Les indemnités kilométriques sont une compensation financière accordée à un salarié par son entreprise lorsque celui-ci doit utiliser son véhicule personnel dans un cadre professionnel. Les frais kilométriques désignent les frais engendrés par le dirigeant d’entreprise ou les salariés lorsqu’ils utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de l’activité professionnelle. 

L’employeur rembourse ces frais dans à hauteur des conditions fixées par l’administration fiscale… au maximum. 

Dans cet article, nous allons répondre aux questions que vous pouvez vous poser sur les indemnités kilométriques. Nous allons notamment revenir sur les conditions pour bénéficier de ces dernières, comment les calculer et le barème 2021. 

Quelles sont les conditions pour en bénéficier ?

Lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles, l’employeur est contraint de lui verser une compensation. Les indemnités kilométriques ne sont pas soumises à l’impôt sur le revenu (IR), ce qui les rend avantageuses pour les salariés. Il a noter que le dirigeant d’entreprise peut également bénéficier celles-ci. En effet il peut en bénéficier lorsqu’il utilise son véhicule personnel dans le cadre professionnel. 

Points essentiels à connaître :

Le coût d’achat du véhicule n’est pas pris en compte dans les frais kilométriques. Les amendes ne sont pas pris en compte non plus. Les frais kilométriques prennent en compte les charges liées à l’usure du véhicule personnel utilisé. C’est-à-dire, sa réparation, son entretien, les frais de carburants, les frais d’achat de matériels de protection pour les deux roues, l’achat de pneus et les primes d’assurance. 

• Le véhicule ne doit pas être immatriculé au nom de la société. En effet, les indemnités kilométriques concernent l’utilisation d’un véhicule personnel. 
• Les déplacements concernés par les indemnités kilométriques doivent avoir un caractère strictement professionnel. 
• Tous les déplacements doivent être justifiés afin de pouvoir être éligibles aux indemnités kilométriques. 
• Les frais de stationnement, d’hébergement et de parking ne sont pas pris en charge dans les indemnités kilométriques. Ils sont cependant inclus dans un autre type de remboursement. 

Le trajet domicile – travail n’est pas pris en compte dans les indemnités kilométriques. Cependant, selon l’URSSAF, le déplacement domicile-travail peut être pris en compte dans celles-ci. Pour cela il doit être avéré que le salarié est contraint d’avoir recours à son véhicule personnel pour travailler. Si ses horaires ne lui permettent pas d’utiliser les transports en commun ou si ces derniers ne lui permettent pas de se rendre à proximité de son lieu de travail. En d’autres mots, l’utilisation du véhicule personnel ne doit pas répondre à une convenance personnelle, mais bien à une contrainte. De plus, le salarié ne doit pas transporter un autre collègue qui en bénéficiant lui aussi. 

Calculer les indemnités kilométriques ? 

Les kilomètres effectués doivent être soigneusement suivis et restitués pour permettre le calcul celles-ci.

Tous les ans, l’administration fiscale émet un barème qui permet de calculer les indemnités kilométriques. Ce barème se fonde sur la puissance administrative représentée par l’unité de mesure “CV” (Cheval fiscal). Plus exactement, ce barème se fonde sur la puissance du moteur. Il prend également en compte la distance parcourue et le type de véhicule (voiture, deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3, moto) 

Quel est le barème 2021 des indemnités kilométriques ?

L’administration fiscale n’a pas encore publié le barème 2021. Cependant, le site impot.gouv met à disposition un outil permettant de les calculer.

Comment les mettre en place ? 

La mise en place du remboursement des frais kilométriques résulte d’un contrat entre l’employeur et les représentants d’organisations syndicales le délégué du personnel. 

La gestion administrative des indemnités kilométriques est laborieuse. Il est préférable de laisser la gestion de ces dernières à votre expert-comptable.

Est-ce que les indemnités kilométriques fonctionnent pour les vélos ? 

Depuis 2016, elles fonctionnent aussi pour les vélos. La mise en place des indemnités kilométriques vélo (IVK) vise à favoriser les déplacements en vélo. L’IVK s’applique aux trajets réalisés en vélo par le salarié entre son lieu de travail et son domicile. L’entreprise doit budgéter l’indemnité vélo. Elle calcule ensuite l’IVK selon le barème émis par l’administration fiscale qui émet chaque année un barème propre aux vélos. 

Vous savez à présent ce que vous devez savoir sur les indemnités kilométriques. Votre expert-comptable peut vous accompagner dans leur mise en place. Il peut également se charger de la gestion des remboursements des frais kilométriques. Si des questions subsistent, n’hésitez surtout pas à nous contacter !